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应收账款管理涉及的部门及主要职责

时间:2013-03-06 14:18来源:UooJie.COM 作者:UooJie.COM 点击:

   

  1.赊销和征信部门

  应收账款收回数额的多寡及时间的长短取决于客户的信用。坏账将造成损失,收账期过长将削弱应收账款的流动性。所以,小企业应设置赊销和征信部门,专门对客户的信用进行调查,并向对小企业进行信用评级的征信机构取得信息,以便确定要求赊购客户的信用状况及付款能力。小企业的赊销和征信部门在应收账款管理中的职能是:

  (1)对客户的信用状况进行评级;

  (2)批准赊销的对象及规模,未经批准,小企业的其他部门及人员一般无权同意赊销;

  (3)负责赊销账款的及时催收,加速资金周转。一般账款的催收期限不能间隔太长,因为在法律上太长的期限可能暗示债权的放弃。

  2.财务部门

  小企业为加强对应收账款的管理,在总分类账的基础上,需要按信用客户的名称设置明细分类账,详细地、序时记载与各信用客户的往来情况。 小企业财务部门在应收账款管理中的职能是:

  (1)全部赊销业务都应正确、及时、详细登入有关客户的明细分类账,随时反映每个客户的赊欠情况,根据需要还可设置销货日记账以反映赊销情况。

  (2)赊销业务的全过程应分工执掌,如登记明细账、填制赊欠客户的赊欠账单、向赊欠客户交送或邮寄账单和处理客户收入的现金等,都应分派专人负责。

  (3)明细账应定期同总账核对。

  (4)业务经办人、经办部门应设立应收款台账,并定期与财务部核对并及时清账和追收。

  (5)财务部应由专人负责定期编制《应收款项账龄分析表》,供相关人员催收款项,并评估各类应收款项的可收回性,以此确定积极或者消极的收账政策。

  (6)期末财务部应当编制《往来款对账单》,发送至本公司和客户,主动进行账款核对。同时对于核对差异及时查找原因,必要时进行账务调整。客户签章确认后的《往来款对账单》由财务部存档管理。

  3.内部审计部门

  应收账款收回数额及期限是否如实关系到小企业流动资金的状况、小企业生产的决策、信用客户的形象和内部控制对贪污及挪用小企业款项的抵制等。因此,为维护资金的安全运行,对应收账款应实行严格的内审和内部控制制度,尽管小企业组织架构可能并不完善,以下几个方面还是需要引起部门领导和单位负责人的重视。

  (1)可靠的人事和明确的责任。要想进行成功的控制,最重要的一个因素就是人的因素。不合格和不诚实的员工会削弱一个系统的作用。雇用、训练、激励和管理员工是一项基础工作。必须视个人的能力、兴趣、经验和可靠程度的不同,分别授予他们权利、责任、和义务。

  (2)责任分离与岗位轮换。分离责任、岗位轮换不仅有助于保证精确地编制数据,还限制了需要两人或多人合伙才能舞弊的机会。

  (3)确认坏账损失要有完整的程序。小企业确认坏账损失的条件比较特殊,必须取得充分、确凿的证据才能予以确认。

  (4)对赊销的权限进行监督。赊销及征信部门有权决定赊销的对象及数量,但决定必须建立在对信用资料分析的基础之上,权力属于全部门,个人的权利不能凌驾于集体之上。

  4.投融资管理部门

  应收账款的持有一般不会增值,若考虑货币的时间价值,它的持有将会造成损失。另一方面应收账款的流动性远远低于现金及银行存款,企业资金周转比较困难的情况下可以考虑通过抵借或让售应收账款获得资金,用于生产的再循环。此外,保理业务是一种集融资、结算、账务管理和风险担保于一体的综合性服务业务,能使小企业免除应收账款管理的麻烦,提高小企业的竞争力。利用上述方式进行融资时,一定要注意效益大于成本的原则,即提前使用资金增加的收益应大于提前使用这笔资金的成本,否则不可取。

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